Jednací řád

Obsah:
Článek 1 - Úvodní ustanovení
Článek 2 - Schůze rady
Článek 3 - Účast členů rady na schůzi rady
Článek 4 - Podklady pro schůzi rady
Článek 5 - Průběh schůze rady
Článek 6 - Usnesení rady a hlasování
Článek 7 - Přerušení a ukončení schůze rady
Článek 8 - Nakládání s usneseními rady a kontrola jejich plnění
Článek 9 - Zápis ze schůze rady
Článek 10 - Komise rady
Článek 11 - Zásady ochrany osobních údajů
Článek 12 - Závěrečná ustanovení

Článek 1
Úvodní ustanovení

(1)  Rada městského obvodu Poruba (dále jen „rada“) je výkonným orgánem městského obvodu Poruba v oblasti samostatné působnosti podle § 99 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o obcích“) a podle čl. 7 odst. 8 obecně závazné vyhlášky č. 14/2013, Statut města Ostravy, ve znění pozdějších změn a doplňků. Ze své činnosti odpovídá Zastupitelstvu městského obvodu Poruba (dále jen „zastupitelstvo“).

(2)  Radu tvoří starosta, místostarosta (místostarostové) a další členové rady volení z řad členů zastupitelstva.

(3)  Počet členů rady je lichý a činí nejméně 5 a nejvíce 11 členů, přičemž nesmí přesahovat jednu třetinu počtu členů zastupitelstva.

(4)  Rada připravuje návrhy pro jednání zastupitelstva a zabezpečuje plnění jím přijatých usnesení.

Článek 2
Schůze rady

(1) Schůze rady svolává starosta, v době jeho nepřítomnosti nebo v době, kdy starosta nevykonává funkci, příslušný místostarosta určený zastupitelstvem k zastupování starosty (dále také „svolavatel“).

(2) Schůze rady se konají v termínech předem schválených radou (dále jen „řádná schůze rady“). 

(3) Podle potřeby, zejména k projednání věcí, jejichž rozhodnutí nesnese odkladu, se schůze rady může konat i mimo předem schválené termíny (dále jen „mimořádná schůze rady“). 

(4) Schůze rady jsou neveřejné; konají se v zasedací místnosti umístěné v budově „D“ Úřadu městského obvodu Poruba nebo na jiném vhodném místě určeném svolavatelem (dále jen „zasedací místnost nebo místo konání“). 

(5) Schůzí rady se s hlasem poradním zúčastňuje tajemník Úřadu městského obvodu Poruba (dále jen „tajemník“).          
(6) Schůzí rady se dále pravidelně zúčastňují zaměstnanci zařazení do Úřadu městského obvodu Poruba, a to dvě zapisovatelky (dále jen „zapisovatelky“), tiskový mluvčí a právník.

(7) K projednání jednotlivých bodů mohou být na schůzi rady přizváni předkladatelé materiálů nebo další osoby z řad zaměstnanců zařazených do Úřadu městského obvodu Poruba.

(8) O účasti jiných osob na schůzi rozhoduje rada, v době mezi schůzemi rady vykonává toto oprávnění starosta.

(9)  V době, kdy je na území městského obvodu Poruba vyhlášen stav nebezpečí, nouzový stav nebo stav ohrožení státu nebo v době, kdy s ohledem na mimořádnou událost (např. vytopení, požár, výbuch) nelze schůzi rady konat v zasedací místnosti nebo jiné vhodné místnosti v rámci budov Úřadu městského obvodu, lze schůzi rady uskutečnit on-line pomocí prostředků komunikace na dálku (např. videokonference), pokud bude účast členů rady zajištěna v reálném čase a členové rady tak budou moci uplatňovat zákonná práva spojená s účastí na schůzi rady.

Článek 3
Účast členů rady na schůzi rady

(1) Členové rady jsou povinni zúčastnit se každé schůze rady. Pokud se  nemohou schůze rady nebo její části zúčastnit, jsou povinni se omluvit.

(2) Omluvy se podávají svolavateli nejpozději před stanoveným začátkem schůze rady, neúčast během schůze oznamují členové rady osobě řídící schůzi v jejím průběhu.

(3) Členové rady se účastní schůze rady osobně v zasedací místnosti nebo distančně s využitím technického zařízení pro přenos obrazu a zvuku, které umožňuje uplatňovat jejich zákonná práva spojená s účastí na schůzi (dále také „distanční účast“). Účastnit se schůze rady osobně v zasedací místnosti má právo člen rady vždy. 

(4) Distanční účast je přípustná, jen pokud po doručení pozvánky na schůzi rady o ní člen rady požádá a svolavatel dané schůze ji schválí.

(5) Dojde-li ke schválení distanční účasti, je člen rady povinen o tom informovat odbor vnitřních věcí i oddělení informatiky Úřadu městského obvodu Poruba (dále jen „oddělení informatiky“) a následně se dle pokynů oddělení informatiky zúčastnit praktické zkoušky připojení technického zařízení pro přenos obrazu a zvuku před zahájením dané schůze rady.

(6) Člen rady hodlající se zúčastnit schůze rady distančním způsobem je srozuměn s tím, že nese náklady související s technickým zabezpečením realizace distanční účasti na schůzi rady a že městský obvod Poruba není povinen realizaci distanční účasti technicky zabezpečovat.

(7) Svoji účast stvrzují členové rady přítomní v zasedací místnosti svým podpisem  do prezenční listiny, informaci o distanční účasti člena rady zaznamená  do prezenční listiny zapisovatelka. 

(8) Nesejde-li se dostatečný počet členů rady tak, aby se byla schopna usnášet, stanoví osoba řídící schůzi náhradní termín pro konání schůze rady.

Článek 4
Podklady pro schůzi rady

(1) Přípravu schůze rady organizačně zajišťuje odbor vnitřních věcí Úřadu městského obvodu Poruba (dále jen „odbor vnitřních věcí“), technicky pak oddělení informatiky. 

(2) Rada jedná a usnáší se zpravidla na základě písemných materiálů, které mohou radě předkládat: 
     a) členové rady, 
     b) tajemník, 
     c) vedoucí zaměstnanci Úřadu městského obvodu Poruba uvedení v Příloze č. 1 čl. 4,
     d) předsedové komisí rady,
     e) ředitelé příspěvkových organizací zřízených městským obvodem Poruba,
     f) případně další osoby, které o to rada požádá

     (dále jen "předkladatelé").

(3) Za přípravu materiálů, jejich vyhotovení, náležitosti, obsahovou a právní bezchybnost, gramatickou správnost a celkovou úpravu odpovídají předkladatelé, kteří materiály pro schůzi rady předkládají ve stanovených termínech. Podrobnosti jsou stanoveny v "Pokynech ke tvorbě materiálů pro schůzi rady,“ které tvoří přílohu č. 1 jednacího řádu. 

(4) Vzhledem k neveřejnému jednání rady jsou materiály pro schůzi rady určeny výhradně pro potřebu jejich adresátů, přičemž okruh adresátů je stanoven v čl. 5 přílohy č. 1 jednacího řádu. Pro pozdější nahlédnutí do projednaných materiálů slouží jejich písemný výtisk uložený u odboru vnitřních věcí. Do doby projednání materiálů radou není dovoleno postupovat je jiným osobám, popř. je dále rozmnožovat a rozšiřovat. Výjimku z tohoto ustanovení povoluje rada.

Článek 5
Průběh schůze rady

(1) Schůzi rady řídí starosta. V době jeho nepřítomnosti nebo v době, kdy starosta nevykonává funkci, řídí schůzi příslušný místostarosta určený zastupitelstvem k zastupování starosty (dále také „předsedající“).

(2) Rada je schopna jednat a usnášet se, je-li přítomna nadpoloviční většina všech jejích členů. K platnému usnesení nebo rozhodnutí je třeba souhlasu nadpoloviční většiny všech jejích členů.

(3) Člen rady účastnící se schůze distančním způsobem musí být s ostatními účastníky schůze ve vzájemném audiovizuálním kontaktu. Okamžikem ztráty zvukového nebo obrazového kontaktu během schůze se tento člen považuje za nepřítomného na schůzi. 

(4) Dojde-li v rámci distanční účasti člena rady na její schůzi ke ztrátě vzájemného zvukového nebo obrazového kontaktu, přeruší předsedající schůzi rady za účelem jeho obnovení. Nepodaří-li se kontakt v přiměřené době obnovit, rozhodne předsedající o pokračování schůze, a to bez přítomnosti člena rady, s nímž byl kontakt ztracen.

(5) Po zahájení schůze rady sdělí předsedající počet přítomných členů rady, přičemž jmenovitě uvede ty z nich, kteří se jí účastní distančním způsobem. Dále také jmenovitě uvede členy omluvené i neomluvené. Na základě počtu přítomných členů rady konstatuje, je-li rada schopna se usnášet.

(6) Poté předsedající vyzve členy rady ke sdělení, zda uplatňují námitky proti zápisu pořízenému z předešlé schůze rady. To nevylučuje uplatnění námitek v písemné formě před počátkem schůze rady do rukou starosty. Pokud námitky nebyly uplatněny, nechá předsedající hlasovat o schválení takového zápisu. V případě uplatnění námitek o nich nechá předsedající rozhodnout radou.

(7) Následně předsedající určí, který z přítomných členů rady spolu s ním podepíše zápis a přijatá usnesení ze schůze rady, a to se souhlasem tohoto člena.

(8) Nato předsedající vyzve členy rady a tajemníka k předložení návrhů na změnu navrženého programu (pořadu) schůze rady (např. doplnění nového bodu programu, stažení bodu z programu). O všech navržených změnách programu nechá předsedající souhrnně hlasovat, pokud žádné změny navrženy nebyly, nechá hlasovat o schválení programu beze změn. V případě návrhu nového bodu programu předloží navrhovatel i návrh usnesení.

(9) V souladu se schváleným programem jsou poté projednávány jednotlivé body. 

(10) Po projednání veškerých bodů programu předsedající ukončí schůzi rady.  

Článek 6
Usnesení rady a hlasování

(1) Rada přijímá usnesení k jednotlivým bodům programu ihned po ukončení rozpravy k nim.

(2) O návrhu usnesení dává předsedající hlasovat.

(3) Členové rady přítomní v zasedací místnosti hlasují prostřednictvím hlasovacího zařízení. Členové účastnící se distančním způsobem hlasují tak, že během intervalu pro hlasování členů přítomných v zasedací místnosti prostřednictvím hlasovacího zařízení sdělí, zda hlasují pro návrh, proti návrhu nebo se hlasování zdržují. V souladu s hlasováním daného člena účastnícího se distančním způsobem označí zapisovatelka v hlasovacím zařízení, jak hlasoval.

(4) Není-li hlasovací zařízení v zasedací místnosti k dispozici nebo není-li z jakéhokoli důvodu funkční, hlasují členové rady zdvižením ruky pro návrh, proti návrhu nebo se hlasování zdrží s tím, že členové rady účastnící se distančním způsobem při tomto současně vysloví, jak hlasují.

(5)  Z hlasování musí být zřejmé, kolik členů rady je pro návrh, kolik proti a kolik se hlasování zdrželo.    

(6) Usnesení je přijato, hlasuje-li pro návrh nadpoloviční většina všech členů rady. 

(7) Je-li návrh usnesení předložen ve variantách, hlasuje rada postupně v pořadí  od prvé z navržených variant; schválením jedné varianty se považují ostatní varianty za nepřijaté.

(8) Je-li v průběhu rozpravy navržena ke schválení v případě materiálu obsahujícího více variant návrhu usnesení jiná varianta, než je prvá z navržených variant nebo je předložen návrh měnící předložený návrh usnesení, hlasuje rada nejprve  o takovémto návrhu. Není-li takovýto návrh přijat a není-li navrženo něco jiného, hlasuje rada v pořadí od prvé z navržených variant nebo o původním návrhu usnesení.

(9) Umožňuje-li to povaha navrženého usnesení, je každý člen rady oprávněn podat návrh, aby se o jednotlivých bodech navrženého usnesení hlasovalo odděleně. 

(10) Jestliže se v průběhu rozpravy projeví takové okolnosti, které způsobí,  že k předloženému materiálu nelze přijmout usnesení:
− může předsedající přerušit schůzi rady do doby, než bude vypracován nový návrh usnesení nebo
− může rada rozhodnout o stažení materiálu z projednávání.

(11) Názvy materiálů, které rada projednala, ale hlasováním o nich nebylo přijato žádné usnesení, které byly staženy z projednávání a které nebyly projednány z důvodu ukončení schůze, se uvedou před přehled usnesení rady pod textem:  
  − „Materiály projednané bez přijatého usnesení“,
  − „Materiály stažené z projednávání“,
  − „Neprojednané materiály z důvodu ukončení schůze“.

(12) Bude-li hlasováno prostřednictvím hlasovacího zařízení, budou do 7 dnů  od ukončení schůze rady zveřejněny výsledky hlasování na internetových stránkách městského obvodu poruba.ostrava.cz. Výsledky hlasování budou zveřejněny v takové podobě, aby bylo zachyceno, jak jednotliví členové rady hlasovali. 

(13) Schválené usnesení podepisuje předsedající a jím určený člen rady – čl. 5 odst. (7) jednacího řádu. 

(14) Má-li starosta za to, že přijaté usnesení rady je nesprávné, pozastaví jeho výkon a předloží věc k rozhodnutí nejbližšímu zasedání zastupitelstva. 

Článek 7
Přerušení a ukončení schůze rady

(1) Vedle případů, kdy v souladu s tímto jednacím řádem rozhodne o přerušení schůze rady předsedající, může o přerušení rozhodnout sama rada na návrh kteréhokoli člena. O tomto návrhu nechá předsedající bezodkladně hlasovat. Okamžik pokračování schůze určí předsedající. 

(2) Kromě situace, kdy dojde k projednání veškerých bodů programu, prohlásí předsedající schůzi rady za ukončenou, přestane-li v průběhu schůze být rada schopna se usnášet. Ukončení schůze rady v jiných případech schvaluje rada na návrh člena rady. O tomto návrhu nechá předsedající bezodkladně hlasovat. 

Článek 8
Nakládání s usneseními rady a kontrola jejich plnění

(1) Usnesení rady se vyhotovují písemně. Jeden písemný výtisk usnesení rady je k dispozici občanům k nahlédnutí na odboru vnitřních věcí. Tímto odborem jsou rovněž přijatá usnesení nejpozději do 7 dnů od ukončení schůze zveřejněna  na elektronickém úložišti dostupném vzdáleným přístupem přes adresu pristup.ostrava.cz (dále jen „elektronické úložiště“), kde jsou k dispozici jednotlivým adresátům a po dobu v souladu s přílohou č. 2 jednacího řádu.

(2) Oddělením prezentace Úřadu městského obvodu Poruba (dále jen „oddělení prezentace“) jsou usnesení rady rovněž uveřejněna a zpřístupněna tak veřejnosti v anonymizované podobě na internetových stránkách městského obvodu poruba.ostrava.cz, zaměstnancům zařazeným do Úřadu městského obvodu Poruba pak na intranetu, a to do 7 dnů od ukončení schůze. Bylo-li při hlasování využito hlasovací zařízení, zveřejní oddělení prezentace na internetových stránkách taktéž výsledky tohoto hlasování.

(3) Evidenci veškerých usnesení rady vede odbor vnitřních věcí, který rovněž  na základě obdržených žádostí vyhotovuje výpisy z usnesení rady.  

(4) V případě, kdy přijaté usnesení obsahuje zřejmou chybu v psaní, jejímž odstraněním nedojde ke změně obsahu usnesení, provede předkladatel  po dohodě s odborem vnitřních věcí tiskovou opravu takového usnesení; tisková oprava se uvede na závěr písemného vyhotovení usnesení z následující schůze rady. 

(5) Kontrolu plnění úkolů uložených usneseními provádí rada průběžně. 

(6) V souladu s ustanovením § 110 odst. (4) písm. b) zákona o obcích zabezpečuje plnění usnesení dle pokynů starosty tajemník, a to zejména prostřednictvím vedoucích odborů a útvarů Úřadu městského obvodu Poruba. 

Článek 9
Zápis ze schůze rady

(1) Ze schůze rady se pořizuje zvukový záznam a písemný zápis. Zvukový záznam se uchovává do doby schválení zápisu.  

(2) Zápis ze schůze obsahuje tyto údaje: 
    a) den, místo, dobu zahájení, přerušení a ukončení schůze, 
    b) osobu předsedajícího,
    c) počet přítomných členů rady; v případě změny počtu přítomných v průběhu schůze obsahuje i tento údaj,
    d) jména omluvených členů rady, 
    e) jména členů rady účastnících se schůze distančním způsobem,
    f) schválený program (pořad) schůze rady,
    g) stručný obsah vystoupení členů rady nebo tajemníka k jednotlivým bodům programu,
    h) výsledky jednotlivých hlasování v podobě: počet hlasujících pro přijetí návrhu – počet hlasujících proti přijetí návrhu – počet hlasujících, kteří se zdrželi hlasování; včetně jmenovitého uvedení členů rady, kteří hlasovali proti přijetí návrhu nebo se hlasování zdrželi,
    i) texty přijatých usnesení spolu s výsledky hlasování o nich,
    j) číslo každého z přijatých usnesení k projednávaným bodům programu,
    k) stanoviska členů rady k projednaným bodům programu odlišná od přijatého usnesení, jestliže o to požádají,
    l) oznámení o osobním zájmu ve smyslu § 8 zákona č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů, ve znění pozdějších předpisů, pokud tak člen rady učinil,
    m) údaj o osobě zapisovatele. 

(3) Součástí originálu zápisu je i prezenční listina přítomných. Originál zápisu podepisuje předsedající schůze spolu s určeným členem rady – čl. 5 odst. (7) jednacího řádu. 

(4) Zápis se pořizuje nejpozději do 7 dnů po konání rady.

(5) V písemné formě je zápis uložen na odboru vnitřních věcí Úřadu městského obvodu Poruba k nahlédnutí členům zastupitelstva.

(6) V elektronické formě a v anonymizované podobě je zápis zveřejněn oddělením prezentace na internetových stránkách městského obvodu poruba.ostrava.cz. Tím není dotčeno právo občanů na poskytnutí informací ze zápisu za podmínek stanovených zákonem č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů.

(7) Zároveň je zápis v elektronické formě zveřejněn odborem vnitřních věcí  na elektronickém úložišti, kde je k dispozici členům zastupitelstva do dne ukončení funkčního období zastupitelstva.

Článek 10
Komise rady

(1) Komise rady jsou iniciativními a poradními orgány rady v rámci samostatné působnosti a ze své činnosti jsou odpovědny radě. 

(2) Rada jmenuje předsedy a členy komisí. Je oprávněna ukládat komisím v oblasti samostatné působnosti úkoly a kontrolovat jejich plnění.

(3) Stanoviska komisí k projednávaným věcem mají doporučující povahu.

(4) Komise se může obrátit na radu s iniciativním návrhem v kterékoliv věci patřící do její působnosti.

(5) Přípravu a obsah jednání, způsob usnášení se a hlasování, způsob práce  s přijatými usneseními a další záležitosti spojené s činnostmi komisí upravuje Jednací řád komisí Rady městského obvodu Poruba.

Článek 11 
Zásady ochrany osobních údajů 

(1) Při nakládání s veškerými materiály, podkladovými dokumenty a informacemi obsahujícími osobní údaje (dále jen „materiály s osobními údaji“), k nimž mají členové rady přístup, si členové rady počínají v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen „nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679“), zejména s jeho zásadami tak, aby osobní údaje byly zpracovávány pouze za stanoveným účelem a nebyly zpřístupněny osobám, které k jejich zpracování nejsou oprávněny.

(2) Materiály s osobními údaji jsou členy rady fyzicky uchovávány pouze na místech zabezpečených zámkem či kódem. V digitální podobě jsou uloženy na nosičích dat zabezpečených minimálně heslem.

(3) Členové rady shromažďují materiály s osobními údaji, ke kterým přichází do kontaktu ze své činnosti pouze po dobu nezbytně nutnou, a to včetně údajů, které jsou zaznamenány v pracovních verzích dokumentů a elektronické poště.

(4) Po skončení schůze rady zajistí příslušní zaměstnanci zařazení do úřadu městského obvodu skartaci písemných podkladových materiálů.

(5) V případě, že dojde k porušení zabezpečení osobních údajů, ohlásí tuto skutečnost člen rady do 24 hodin od okamžiku, kdy k tomuto porušení došlo, a to odpovědné osobě za oblast ochrany osobních údajů v rámci Úřadu městského obvodu Poruba. 

Článek 12
Závěrečná ustanovení

(1) Tento Jednací řád Rady městského obvodu Poruba byl schválen na 82. schůzi Rady městského obvodu Poruba konané dne 6.3.2026 usnesením  č. 2747/RMOb2226/82 a nabývá účinnosti dne 13.3.2026. 

(2) Dnem nabytí účinnosti tohoto jednacího řádu se zrušuje Jednací řád Rady městského obvodu č. 18/2020 schválený na 43. schůzi Rady městského obvodu Poruba konané dne 13. 11. 2020 usnesením č. 1847/RMOb1822/43, jež nabyl účinnosti dne 20. 11. 2020.